Bootstaufe, Clubregatta, Stegfest - vom Plan zum Event!

Wir alle kennen das…. irgendwann taucht im Kalender ein Termin auf, zu dem man eingeladen ist. Bestenfalls kommt im Vorfeld noch einmal die Erinnerung, sich rechtzeitig anzumelden. Letztlich folgt man der Einladung und hat dann ein paar schöne Stunden mit guter Unterhaltung und netten Menschen. Bis es so weit ist, gibt es allerdings immer sehr viel zu tun, an vieles muss gedacht werden und die Koordination muss stimmen. In diesem Jahr hatten wir am 23. Juli zeitgleich unsere Clubregatta mit Stegfest sowie mehrere Bootstaufen. Heute möchte ich hier einen Blick hinter die Kulissen ermöglichen, um neugierig zu machen und vielleicht zukünftig zur Mitgestaltung zu motivieren.

Informationen aus erster Hand bekommt man am ehesten von den Beteiligten und so habe ich Werner Huber (Organisator), Uwe Probst alias „Neptun“, Familie Janschel (stellvertretend für die Täuflinge), Christoph Hardt (Wettfahrtleiter) und Claudia Buchstab (Leitung „Bar-Team“) interviewt.

Interview mit Werner:

Frage: Hallo Werner, Bootstaufe, Clubregatta und Stegfest! 3 Projekte auf einmal, wann beginnt die Planung, wieviel Vorlauf sollte man haben?

Antwort: Als Täufling und Veranstaltungswart war es für mich ein Projekt! Wenn der Termin für das Stegfest steht, ist es wichtig schnell die Band und einen Caterer zu reservieren, d.h. in dem Fall habe ich das gleich gemacht, nachdem unsere Termine für 2022 im Winter fix waren. Die Entscheidung, dass an dem Termin auch die Taufe stattfindet, fiel erst später.

Bei der Band sollte man schon fast ein Jahr Vorlauf haben. Da wir die Location in unserem Besitz haben, ist das kein Thema und mit der Familie Knoll haben wir natürlich auch einen verlässlichen Essenslieferanten.

Nicht vergessen darf man den Getränkelieferant. Das Equipment von ihm sollte auch schon im Winter reserviert werden, da diese im Sommer fast immer ausgebucht sind.

Die Regatta selbst hat Christoph organisiert, dazu kann ich nichts sagen.

Für die Bootstaufe war es wichtig einen Neptun und Nixen zu finden.

Frage: Hast du für die Planung eine Checkliste? (falls ja, wie sieht die aus?) 

Antwort: Ja, ich habe eine Excelliste, die ich immer heranziehe, da steht drin, was zu tun ist: Musik bestellen, Kühlwagen bestellen und auch anschließen. Personalliste erstellen für die Abfrage auf der Homepage usw. ...im Prinzip alles, was zu tun ist. Auch sind die Vermerke aus den Vorjahren darin enthalten, um nichts zu vergessen. Zwischenzeitlich bin ich aber auch entspannter und mache vieles aus dem Bauch heraus.

Frage: Musik organisieren, Essen, Getränke, Thekenmaterial und Deko, alles kostet Geld! Welches Budget stand dir zu Verfügung? War es schwierig im Plan zu bleiben?

Antwort: Über Budget wurde bei Stegfesten nie gesprochen, da die Teilnehmer das Essen und die Getränke ja selbst bezahlen müssen. Mit dem Gewinn vom Getränkeverkauf war die Band bezahlt und es blieb auch immer etwas für die Vereinskasse übrig. Bei der Bootstaufe habe ich grob kalkuliert, was es kosten könnte und es den Täuflingen mitgeteilt. Das hat dann auch so gepasst.

Frage: Sicher kann man nicht alles allein stemmen, war es schwierig Unterstützung zu finden? Z.B. einen Neptun?

Antwort: Natürlich kann man nicht alles allein machen. Ich habe dafür meinen Veranstaltungsausschuss und weitere Personen, die ich immer um Hilfe bitten kann und die diese auch leisten. An dieser Stelle einen Dank von mir an alle, die sich immer wieder bei Veranstaltungen einbringen und sich in die Arbeitsliste eintragen. Stichwort Neptun: Dies ist eine besondere Aufgabe. Ohne jemand zu nahe treten zu wollen, dies muss man können und wollen! Uwe hat das super gemacht und ich musste ihn auch nicht lange bitten. Auch an ihn ein "Vergelts Gott".

Frage: Ist so eine Organisationstätigkeit nur Arbeit und Stress oder macht es auch Freude?

Antwort: Klar ist es Arbeit, wenn man die Aufgaben aber rechtzeitig angeht, gibt es keinen Stress und wenn dann alles läuft, gibt es einem auch viel zurück. Bei mir ist es dann immer so, dass wenn alle versorgt sind und meine Anspannung von mir fällt ein unheimlicher Durst aufkommt …. 

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Die Bilder sind im internen Bereich zu finden...